Geschäftskorrespondenz: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter keine Ratgeber lesen!

Korrespondenz Tipps Ratgeber

Welchen Stellenwert hat die Korrespondenz in Eurer Firma?

„Das bisschen Schreiben kann so schwer nicht sein –  sagt mein Chef…“ Vielleicht kennst Du noch den alten Schlager, in dem es um das klassische Rollenklischee von (Haus)frau und (Geschäfts)mann und das bisschen Haushalt ging. Mir kommt diese Zeile immer mal wieder in den Sinn, wenn ich erlebe, wie in Unternehmen mit der Geschäftskorrespondenz umgegangen wird. Und da es so schwer nicht zu sein scheint,  sollte ein guter Ratgeber für bessere Korrespondenz doch wirklich ausreichend sein. Mit ein paar guten Anregungen scheint sich das Thema doch schnell abhaken zu lassen.

Hier sind vier Denkanstöße, die Dich vielleicht vom Gegenteil überzeugen können:

  • Nur weil es in einem Buch geschrieben steht, muss es nicht richtig sein. Schriftsprache ist nur bedingt regelbasiert. Die DIN-Norm 5008 suggeriert zwar, dass es beim Briefeschreiben um verbindlich geregeltes Wissen geht – doch das stimmt bestenfalls für die formalen Kriterien. Der Rest ist eine Mischung aus Geschmackssache und Zeitgeist. Wenn Du also irgendwo in Deinem Büro noch ein kleines Büchlein zum Thema Korrespondenz rumstehen hast, behalte es für Dich und verwirre nicht Deine Kolleginnen und Kollegen damit.
  • Nur weil es sich in einem Musterschreiben schön liest, muss es in Deinem Brief nicht gut wirken. Der Transfer von Ideen, Vorgaben und Hinweisen zum guten Texten in die eigene Praxis ist anspruchsvoll. Es liegt in der Natur der Sache, dass sich Mustertexte auf allgemein gebräuchliche Sachverhalte beschränken. Doch vermutlich stehen Deine Mitarbeiter eher vor der Herausforderung, unternehmensspezifische Informationen gut zu formulieren. Mustertexte helfen da selten und wenn, dann nur erfahrenen Textern.
  • Nur weil es irgendjemand empfiehlt, muss es nicht zu Eurem Unternehmen passen.  Unternehmenssprache ist Bestandteil der Firmenidentität. Das gilt unabhängig davon, ob Ihr eine wohl ausformulierte „Corporate Identity“ habt oder einfach mit Euerem guten Namen für Euer Produkt steht. Fremde Sprache ist daher wie Etikettenschwindel. Wenn Dir also Authentizität und eine langfristig-stabile Beziehung zu Eueren Kunden wichtig ist, solltet Ihr auch in Eure Unternehmenssprache investieren.
  • Nur weil es nett klingt, muss es fachlich nicht überzeugend sein. Mit freundlichen oder ausgefallenen Formulierungen könnt Ihr fachspezifische Mängel Eurer Texte nicht ausbügeln. Guten Texten merkt man an, ob die Unternehmensprozesse dahinter stimmig sind. Wer ist verantwortlich? Was können wir zusagen? Was benötigen wir vom Leser? Nur wenn solche Fragen intern ausreichend geklärt sind, gelingen auch professionelle Firmenschreiben. Dabei kann jedoch kein Ratgeber helfen.

Die professionelle Korrespondenz Eures Unternehmens sollte Euch etwas Wert sein – in jedem Fall mehr als die Investition in einen Ratgeber. Versteht das Thema als ein lohnenswertes Veränderungsprojekt.

In besonderen Einzelfällen können Ratgeber natürlich eine gute erste Hilfe sein. Daher stelle ich hier von Zeit zu Zeit auch immer mal wieder einzelne empfehlenswerte Ratgeber vor: 

S.Domahs, Wie mache ich meine Geschäftspost zum Kundenmagneten,

J.Neumann, Formulieren ohne Floskeln,

Susanne Siekmeier, Professionelle Korrespondenz

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