Damit Ihre Kunden Sie endlich wieder in Ruhe arbeiten lassen
Alles redet von Kundenorientierung. Als ob es darum ginge! Das einzige, was eine geregelte Arbeit andauernd stört, sind doch die Kunden. Wenn Du zu denen gehörst, denen das ganze Gerede um Kundenorientierung und -bindung viel zu weit geht, dann habe ich heute etwas für Dich.
Mit diesen 5 Tipps sorgen Ihr dafür, dass Eure Kunden froh sind, nichts von Euch zu lesen. Damit Ihr endlich wieder in Ruhe arbeiten können!
- Vermeide jede persönliche Note.
Es reicht vollkommen „Sehr geehrter Kunde“ zu schreiben. Der Kunde weiß ja, wie er heißt. Wenn Ihr ihm zur Sicherheit noch seine Kundennummer beifügt, kann er sich auch nicht mit sich selbst verwechseln. Niemals solltet Ihr eine Gefühlsregung formulieren (es freut uns sehr, es tut uns leid). Das ist unnötiger Schreibaufwand, der völlig falsche Erwartungen weckt.
- Nutzt Eure betriebsinterne Sprache mit all ihren Abkürzungen und Fachtermini.
Mit einem hohen Maß an Fachchinesisch verwirrt Ihr Eure Leser gekonnt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Euer Kunde klein beigibt.
- Formuliere möglichst lange Schachtelsätze.
So stellt Ihr sicher, dass Euer Leser Euch nicht versteht. Bei Sätzen ab ca. 35 Worten ist davon auszugehen, dass der Durchschnittsleser am Ende des Satzes den Anfang nicht mehr weiß. In Kombination mit Tipp 2 erreicht Ihr perfekte Unverständlichkeit.
- Lasst den Leser klein und unbedeutend erscheinen.
Unsere Großeltern waren Meister darin, mit gespreizten Formulierungen bedeutend zu wirken: „Bezüglich Ihres Anrufs erlauben wir uns ausdrücklich und zum widerholten Male darauf hinzuweisen, dass der oben erwähnte Betrag nach wie vor zur Zahlung fällig ist.“ Wer solch einen Satz formulieren kann, der muss vermutlich eine hochrangige Amtsperson sein, der man besser nicht widerspricht.
- Schreibt klar, was alles nicht geht!
Schließlich könnt Ihr ja nichts für das Problem des Kunden. Die Reglungen waren schließlich schon immer so, Ihr habt Euch an alle Vorgaben gehalten und überhaupt: wo kommen wir denn da hin. Wenn es dem Kunden so wichtig ist, soll er doch selbst einen Vorschlag zur Lösung machen.
Das findest Du ein bisschen überzeichnet? Ja, stimmt. Diese 5 Tipps werden zum Glück selten gleichzeitig und in Reinkultur angewandt. Dennoch findet sich das ein oder andere in der Geschäftspost unserer Tage.
In der Übertreibung wird klar, es ist alles eine Frage der Einstellung. Was Sie vielleicht motiviert: Eine professionelle Firmenkorrespondenz bietet durchaus auch einen geldwerten Vorteil. Übrigens: eine erste Orientierung für formal gute Geschäftsbriefe liefert die aktualisierte DIN 8008. Dort steht geschrieben, welche Anforderungen Ihre Korrespondenz mindestens erfüllen sollte. Ich habe dazu einen übersichtlichen Online-Kurs erstellt, der gut in den Arbeitsalltag passt.
Ihre Katharina Ibrahim
