Ein nicht ganz ernst gemeinter Korrespondenz Tipp: Wie Sie Ihre Kunden auf Abstand halten ;-)

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Damit Ihre Kunden Sie endlich wieder in Ruhe arbeiten lassen

Alles redet von Kundenorientierung. Also ob es darum ginge! Das einzige, was eine geregelte Arbeit andauernd stört, sind doch die Kunden. Wenn Sie zu denen gehören, denen das ganze Gerede um Kundenorientierung und -bindung viel zu weit geht, dann habe ich heute etwas für Sie.

Mit diesen 5 Tipps sorgen Sie und Ihre Mitarbeiter dafür, dass Ihre Kunden froh sind, nichts von Ihnen zu lesen. Damit Sie endlich wieder in Ruhe arbeiten können!

  • Vermeiden Sie jede persönliche Note.

Es reicht vollkommen „Sehr geehrter Kunde“ zu schreiben. Der Kunde weiß ja, wie er heißt. Wenn Sie ihm zur Sicherheit noch seine Kundennummer beifügen, kann er sich auch nicht mit sich selbst verwechseln. Niemals sollten Sie eine Gefühlsregung formulieren (es freut uns sehr, es tut uns leid). Das ist unnötiger Schreibaufwand, der völlig falsche Erwartungen weckt.

  • Nutzen Sie Ihre betriebsinterne Sprache mit all Ihren Abkürzungen und Fachtermini.

Mit einem hohen Maß an Fachchinesisch verwirren Sie Ihre Leser gekonnt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Kunde klein beigibt.

  • Formulieren Sie möglichst lange Schachtelsätze.

So stellen Sie sicher, dass Ihr Leser Sie nicht versteht. Bei Sätzen ab ca. 35 Worten ist davon auszugehen, dass der Durchschnittsleser am Ende des Satzes den Anfang nicht mehr weiß. In Kombination mit Tipp 2 erreichen Sie perfekte Unverständlichkeit.

  • Lassen Sie den Leser klein und unbedeutend erscheinen.

Unsere Großeltern waren Meister darin, mit gespreizten Formulierungen bedeutend zu wirken: „Bezüglich Ihres Anrufs erlauben wir uns ausdrücklich und zum widerholten Male darauf hinzuweisen, dass der oben erwähnte Betrag nach wie vor zur Zahlung fällig ist.“ Wer solch einen Satz formulieren kann, der muss vermutlich eine hochrangige Amtsperson sein, der man besser nicht widerspricht.

  • Schreiben Sie klar, was alles nicht geht!

Schließlich können Sie ja nichts für das Problem des Kunden. Die Reglungen waren schließlich schon immer so, Sie haben sich an alle Vorgaben gehalten und überhaupt: wo kommen wir denn da hin. Wenn es dem Kunden so wichtig ist, soll er doch selbst einen Vorschlag zur Lösung machen.

Das finden Sie ein bisschen überzeichnet? Ja, stimmt. Diese 5 Tipps werden zum Glück selten gleichzeitig und in Reinkultur angewandt. Dennoch findet sich das ein oder andere in der Geschäftspost unserer Tage.

In der Übertreibung wird klar, es ist alles eine Frage der Einstellung. Was Sie vielleicht motiviert: Eine professionelle Firmenkorrespondenz bietet durchaus auch einen geldwerten Vorteil. Übrigens: eine erste Orientierung für formal gute Geschäftsbriefe liefert die aktualisierte DIN 8008. Dort steht geschrieben, welche Anforderungen Ihre Korrespondenz mindestens erfüllen sollte.

Ihre Katharina Ibrahim

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