4 überzeugende Argumente
Geschäftsbriefe im Unternehmensalltag sind kein Luxus-Thema
Die beste Dienstleistung ist nichts wert, wenn sie es nicht bis zu ihren potenziellen Nutznießern schafft. Und der Weg zu den Kunden führt nun einmal über die Sprache – die gesprochene oder die geschriebene. Daher sind Eure Geschäftsbriefe wichtig Botschafter Eurer Leistung. So weit so klar.
Doch die Übersetzung in den Unternehmensalltag sieht zumeist so aus, dass maximal das „Eintrittstor“ für potenzielle Kunden sprachlich überzeugt: die Website und die Marketingtexte sind auf Hochglanz poliert.
Antwortschreiben auf Kundenanliegen im unternehmerischen Alltag liefern ein ganz anderes Unternehmensbild ab – und überzeugen dabei oft nicht!
Bis zu diesem Punkt wirst Du mir vermutlich zustimmen. Doch wirklich geändert werden altbackene und unverständliche Geschäftsschreiben nur, wenn ein verdeckter Glaubenssatz über Bord geht: Eine professionelle Schriftsprache für unsere Geschäftsbriefe ist ein Luxus – wünschenswert, aber gerade nicht dringend! Hier sind meine vier sehr guten Argumente dafür, sich von diesem Glaubenssatz zu verabschieden:
Gute Geschäftsbriefe sparen Geld!
Nur Geschäftsbriefe, die von Eueren Lesern verstanden werden, können fallabschließend wirken. Im Umkehrschluss bedeutet das: Fachchinesisch, Firmenlatein und Rechtsdeutsch führen zu Folgekontakten, die Euch wiederum Zeit, Geld und Ressourcen kosten. Das allein sollte Grund genug sein, in eine Schriftsprache zu investieren, die verständlich und auf Augenhöhe überzeugt.
Gute Geschäftsbriefe binden Kunden!
Wenn es stimmt, dass die Bindung von Bestandskunden deutlich preiswerter ist als die Akquise neuer Kunden, dann erscheinen die alltäglichen Kundenschreiben in einem anderen Licht. Jedes Kundenschreiben, jede E-Mail ist dann die Chance, den Kunden in seiner Kaufentscheidung zu bestätigen. Interessanterweise hat sich diese Erkenntnis im Hinblick auf den telefonischen Kontakt bereits deutlich stärker durchgesetzt. Dabei gilt doch auch hier: wer schreibt, der bleibt. Ein geschriebener Text wirkt intensiver und länger als das flüchtige Telefonat. Jeder Text, der an Kunden versandt wird, sollte daher im Geiste eines „Danke, dass Du da bist!“ geschrieben sein.
Gute Geschäftsbriefe sorgen für ein authentisches Profil!
Die Schriftsprache der Unternehmenskorrespondenz bietet sehr viel Raum, sich zu profilieren, sich authentisch zu präsentieren. Da in einem Großteil der Geschäftsbriefe nach wie vor das übliche Einerlei von Floskeln und Worthülsen dominiert, sind Alleinstellungsmerkmale auf diesem Terrain leichter zu erarbeiten. Natürlich geht es nicht um ein „Anders“ um jeden Preis. Überzeugend wird es, wenn die gestelzten Formulierungen verschwinden, und das Typische und die Menschen im Unternehmen sichtbar werden. Und das bedeutet in jeder Firma etwas anderes!
Gute Geschäftsbriefe triggern exzellente Serviceprozesse!
Eine professionelle Schriftsprache erschöpft sich nicht in schönen Formulierungen. Das Renovieren Eurer Firmenschreiben ist zuerst Arbeit an den Prozessen! Funktionierende Abläufe und Routinen im Service sind die Grundlage für überzeugende Schreiben. Nur wenn Ihr wirklich wisst, was Ihr sagen wollt, können Floskeln vermieden werden. Ein Beispiel? Der Klassiker: „Bei Rückfragen stehen wir Ihnen telefonisch unter 0800 …. gern zur Verfügung.“ Bei genauerer Betrachtung ergeben sich hier jede Menge Fragen: Wo landet die Kundin bei der Anwahl dieser Nummer? Sitzen dort wirklich diejenigen, die die Frage beantworten können? Wollen Sie überhaupt angerufen werden? Wäre ein anderer Kontaktweg für den Kunden besser? Können im betreffenden Sachverhalt überhaupt noch weitere Fragen offen sein? Solche Fragen sind zuerst klug zu beantworten, erst dann kann der Leserin ein ernst gemeintes Kontaktangebot unterbreitet werden!
Konnte ich Dich mit meinen Argumenten überzeugen? Wenn Du auch nur einem der genannten Punkte zustimmen kannst, dann setze das Thema Schriftsprache des Unternehmens in der Prioritätenliste der wichtigen Projekte doch gleich nach ein Stück nach oben. Wie dringlich die Beschäftigung mit den Geschäftsbriefen im Unternehmen ist, kannst Du auch anhand meiner 4 Check-Fragen in diesem Blogbeitrag ermessen. Es lohnt sich, versprochen! Für eine erste Beratung nutze gern mein Gratis Angebot „pro!scripta® Stichprobe“.
